Hai un biglietto valido, arrivi al gate di imbarco in orario, eppure non ti è permesso salire sull'aereo. Non si tratta di un errore di prenotazione, ma molto probabilmente di un caso di overbooking.

La compagnia aerea ha venduto più biglietti di quanti siano i posti disponibili sull’aereo e, questa volta, si sono presentati più passeggeri di quanto previsto.

La buona notizia è che, a meno che non rinunci volontariamente al tuo posto, in base alle normative europee di solito hai diritto non solo a un volo alternativo e a un rinfresco, ma anche a un risarcimento fino a 600 €.

Cosa fare in caso di overbooking – in breve

• La compagnia aerea deve innanzitutto cercare volontari disposti a rinunciare al proprio posto.
• Se non si desidera offrirsi volontariamente, è necessario comunicarlo chiaramente.
• Se vi viene negato l’imbarco contro la vostra volontà, avete il diritto di scegliere tra il rimborso del biglietto o un trasporto alternativo.
• Durante l’attesa, hai diritto a pasti, alloggio se necessario e trasporto tra l’hotel e l’aeroporto.
• Inoltre, potresti avere diritto a un risarcimento di 250 €, 400 € o 600 €.
• Assicurati di ottenere conferma scritta di tutto e conserva le ricevute.

Che cos’è l’overbooking?

L’overbooking significa che una compagnia aerea vende più biglietti di quanti passeggeri possa effettivamente trasportare.

Non lo fa per errore. Le compagnie aeree sanno, in base alle statistiche, che alcuni passeggeri non si presenteranno al volo.

Vendendo qualche biglietto in più, riducono la probabilità che l’aereo parta con posti vuoti.

Nella maggior parte dei casi, questo sistema funziona e i passeggeri non se ne accorgono. Il problema sorge quando al momento della partenza si presentano più persone di quante siano i posti disponibili.

Una situazione simile può verificarsi anche se l’aeromobile originariamente previsto viene sostituito con un modello più piccolo.

Dal punto di vista del passeggero, ciò che conta è il risultato: aveva una prenotazione confermata, soddisfaceva i requisiti di imbarco, ma la compagnia aerea si è rifiutata di trasportarlo contro la sua volontà.

Dal punto di vista giuridico, pertanto, si utilizza il termine più generico di «negato imbarco ».

Cosa fare in aeroporto

Quando ci si trova sotto pressione al gate di partenza, la cosa più importante è non accettare nulla di cui non si comprenda appieno il significato.

1. Chiarire che non si sta cedendo il proprio posto volontariamente

La compagnia aerea deve prima cercare dei volontari. Potrebbe offrire denaro, un buono, miglia aeree, un soggiorno in hotel o un posto su un volo successivo.

Se non si desidera accettare l’offerta, dichiarare chiaramente che non si sta cedendo il proprio posto e chiedere una conferma scritta del negato imbarco.

Questa distinzione è fondamentale. Un volontario non ha automaticamente diritto al risarcimento previsto dalla legge di 250 €, 400 € o 600 €.

Riceverà ciò che concorderà con la compagnia aerea.

2. Richiedi una conferma scritta

La conferma deve indicare:

• il numero e la data del volo,
• il proprio nome,
• il motivo del rifiuto d’imbarco,
• l'informazione che non avete rinunciato volontariamente al vostro posto,
• il volo alternativo offerto,
• rinfreschi, sistemazione in hotel o altre soluzioni fornite.

La compagnia aerea deve inoltre fornirti informazioni scritte sui tuoi diritti.

3. Chiedete di conoscere tutte le opzioni di trasporto alternative disponibili

Non accettare automaticamente il rimborso del prezzo del biglietto se devi comunque raggiungere la tua destinazione. Accettare un rimborso potrebbe comportare la perdita del diritto a un reindirizzamento gratuito.

Chiedi di essere trasportato alla tua destinazione finale il prima possibile. Se i voli della compagnia aerea non partono prima di diversi giorni, informati anche su:

• voli operati da altre compagnie aeree,
• un volo in coincidenza,
• un volo da un aeroporto vicino,
• l’arrivo in un altro aeroporto che serve la stessa zona,
• un treno o altri mezzi di trasporto ragionevoli.

Puoi verificare tu stesso i voli disponibili utilizzando un motore di ricerca di voli, come skyscanner.com.

Tuttavia, non procedere direttamente all’acquisto di un biglietto costoso a proprie spese senza aver prima cercato di raggiungere un accordo.

Se la compagnia aerea si rifiuta di organizzare un reindirizzamento ragionevole, chiedi una conferma scritta del loro rifiuto. Ciò aumenterà significativamente le tue possibilità di ottenere in seguito il rimborso delle spese sostenute.

4. Richiedete i pasti e, se necessario, la sistemazione in hotel

Se siete in attesa di un mezzo di trasporto alternativo, la compagnia aerea è tenuta a prendersi cura di voi.

A seconda della durata dell’attesa, hai diritto a:

• pasti e bevande adeguati,
• i mezzi per comunicare,
• alloggio, qualora fosse necessario pernottare,
• trasporto dall’aeroporto all’hotel e viceversa.

Se la compagnia aerea non provvede a nulla per te, acquista solo servizi ragionevoli e conserva tutte le ricevute. Un hotel di lusso, alcolici o una cena costosa saranno molto più difficili da giustificare rispetto a un normale hotel aeroportuale e a un pasto standard.

Nelle nostre guide aeroportuali troverete opzioni di pernottamento proprio accanto ai terminal. Per gli aeroporti di grandi dimensioni, descriviamo anche gli hotel raggiungibili a piedi, la possibilità di dormire nel terminal e i mezzi di trasporto verso l’area circostante.

A cosa avete diritto in caso di overbooking

In caso di negato imbarco involontario, si applicano tre serie distinte di diritti. Nessuna sostituisce l’altra.

Diritti	Cosa è incluso
Rimborso o trasporto alternativo	Puoi scegliere una delle tre opzioni descritte di seguito
Assistenza durante l’attesa	Pasti, bevande e, se del caso, alloggio e trasporto
Risarcimento economico	250 €, 400 € o 600 € a seconda della distanza

Il risarcimento economico non costituisce quindi un rimborso del biglietto aereo, dell’albergo o delle consumazioni. Si tratta di un diritto a sé stante.

Rimborso o volo alternativo

La compagnia aerea deve offrirvi la possibilità di scegliere tra tre opzioni:

1. Il rimborso del prezzo del biglietto non utilizzato. Se hai già completato una parte del viaggio e la restante non è più necessaria, il ritorno al punto di partenza originario.
2. Reindirizzamento verso la destinazione finale alla prima occasione possibile.
3. Reindirizzamento in una data diversa a sua scelta, a condizione che vi sia disponibilità in tale data.

Una volta accettata una delle opzioni, non è possibile richiederne un'altra.

Ad esempio, se devi recarti a una vacanza, a un matrimonio o a un incontro di lavoro, chiedi di conoscere le opzioni relative a voli alternativi prima di accettare un rimborso.

Risarcimento economico per overbooking

L’importo del risarcimento dipende dalla distanza del volo.

Distanza	Risarcimento	Esempio
Fino a 1.500 km	250 euro	Praga – Parigi
Oltre 1.500 km all’interno dell’UE o altri voli fino a 3.500 km	400 euro	Praga – Lisbona
Altri voli superiori a 3.500 km	600 EUR	Praga – New York

Per i voli interamente all’interno dell’UE, il risarcimento massimo è di 400 euro, anche se il volo supera i 3.500 km.

Trovi informazioni dettagliate nell’articolo “Come richiedere il risarcimento per un volo cancellato”.

Fai valutare gratuitamente la tua richiesta di risarcimento

Diffidate delle offerte “volontarie”

Accettare un’offerta volontaria può essere vantaggioso. Tuttavia, è necessario sapere esattamente cosa si sta ottenendo.

Il risarcimento previsto dalla legge di 250 €, 400 € o 600 € non si applica automaticamente alle offerte volontarie. Il risarcimento dipende dall’accordo con la compagnia aerea.

Prima di accettare l’offerta, richiedi una conferma scritta di:

• l’importo esatto del risarcimento,
• se riceverete denaro contante o un buono,
• la validità e le restrizioni del buono,
• un posto confermato sul volo sostitutivo,
• pasti, alloggio e trasporto,
• le modalità di trasporto del bagaglio registrato.

Presta particolare attenzione ai voli alternativi in lista d’attesa. Non si tratta di un posto confermato e potresti rimanere bloccato in aeroporto anche dopo la partenza del volo successivo.

Il volontariato ha senso soprattutto se si dispone di un programma flessibile e il compenso offerto è per voi più prezioso del tempo che perderete.

Un buono del valore di 500 € potrebbe non avere lo stesso valore di 500 € in contanti se può essere utilizzato solo per biglietti costosi con una singola compagnia aerea e sta per scadere.

Devo accettare il buono?

No. Il risarcimento finanziario previsto dalla legge deve essere corrisposto in contanti, tramite bonifico bancario o con un altro metodo di pagamento autorizzato.

La compagnia aerea può utilizzare un buono solo con il tuo consenso. Pertanto, non accettare un’offerta tramite l’app o al banco del check-in se non comprendi i termini e le condizioni.

La situazione è diversa per i volontari. In tali casi, un buono può far parte di un pacchetto retributivo concordato individualmente.

Quali voli sono coperti dalle norme europee?

I diritti previsti dal Regolamento 261/2004 non dipendono dalla nazionalità del passeggero, ma principalmente dal luogo di partenza, di arrivo e dalla sede legale della compagnia aerea operante.

Rotta	Si applicano le norme europee?
Partenza dall’UE con qualsiasi compagnia aerea	Sì
Volo interamente all’interno dell’UE	Sì
Arrivo nell’UE da un paese terzo con una compagnia aerea europea	Sì
Arrivo nell’UE da un paese terzo con una compagnia aerea non europea	No
Volo tra due paesi al di fuori dell’UE	No

Le stesse norme si applicano anche ai voli provenienti dall’Islanda, dalla Norvegia e dalla Svizzera.

Il regolamento si applica anche ai voli charter standard e ai biglietti ottenuti tramite un programma di fidelizzazione pubblico.

Al di fuori dell’Europa potrebbero valere norme diverse. Gli Stati Uniti e il Regno Unito, ad esempio, dispongono di propri sistemi di tutela dei passeggeri.

Quando non si ha diritto al risarcimento

Non è possibile richiedere un risarcimento ogni volta che una compagnia aerea nega l’imbarco su un volo.

Di norma, non si ha diritto al risarcimento se:

• si è rinunciato volontariamente al proprio posto,
• non si dispone di documenti di viaggio validi o di un visto,
• sei arrivato in ritardo al check-in o al gate di imbarco,
• non si soddisfano i requisiti di sicurezza o sanitari,
• la compagnia aerea ti ha negato l’imbarco per legittimi motivi di sicurezza.

È possibile evitare l’overbooking?

Non esiste un metodo infallibile. Le compagnie aeree applicano le proprie regole per la selezione dei passeggeri e non esiste un sistema pubblico universale.

Tuttavia, seguendo alcuni passaggi, è possibile ridurre al minimo i rischi più comuni e, soprattutto, rafforzare la propria posizione.

Effettua il check-in online il prima possibile

L’ideale è effettuare il check-in online non appena si aprono le operazioni di check-in. Riceverai la carta d’imbarco e la conferma della registrazione al volo.

Tuttavia, non è sempre vero che l’ultimo passeggero a effettuare il check-in sia automaticamente il primo a essere escluso dal volo. La selezione dipende dalla compagnia aerea specifica e dalla situazione.

Presentati al gate di imbarco con largo anticipo

La carta d’imbarco da sola non è sufficiente. Se arrivi dopo la chiusura del gate di imbarco, la compagnia aerea potrebbe assegnare il tuo posto a qualcun altro, e ciò non sarà considerato un negato imbarco involontario.

Se vi trovate in un aeroporto che non conoscete, verificate in anticipo il terminal, il punto di controllo di sicurezza e il tempo effettivo di percorrenza a piedi fino al gate di imbarco.

Puoi trovare informazioni pratiche nelle nostre guide su oltre 2.000 aeroporti.

La prenotazione del posto a sedere non è una garanzia

Pagare per un posto specifico può significare che la tua prenotazione venga elaborata con maggiore attenzione, ma non ti protegge dall’overbooking, né dal punto di vista legale né nella pratica.

A causa di un cambio di aeromobile o di modifiche operative, la compagnia aerea potrebbe modificare o cancellare anche un posto preselezionato.

Pertanto, non pagheremmo un supplemento per la prenotazione del posto a sedere esclusivamente per timore dell’overbooking.

Allo stesso modo, l’imbarco prioritario non offre alcuna protezione. La decisione su chi verrà trasportato può essere presa anche prima dell’inizio dell’imbarco.

Per i viaggi in cui il tempo è un fattore cruciale, prevedi un ampio margine di tempo

Prendere un volo di prima mattina o scegliere una grande compagnia aerea non garantisce che non si verifichi l’overbooking. Tuttavia, i voli di prima mattina di solito lasciano più opzioni per mezzi di trasporto alternativi nello stesso giorno.

Se siete diretti a un matrimonio, a una crociera, a un incontro importante o a un volo in coincidenza prenotato separatamente, il modo più efficace per proteggervi dalle conseguenze è arrivare con un giorno di anticipo.

Non si tratta di impedire l’overbooking, ma semplicemente di concedersi un po’ di margine di manovra affinché un contrattempo su un volo non rovini l’intero viaggio.

Come capire se un volo potrebbe essere in overbooking

Le seguenti situazioni potrebbero indicare un potenziale problema:

• il check-in online non emette la carta d’imbarco,
• la carta d’imbarco non riporta il numero di posto,
• il posto è indicato come “in lista d’attesa”, “posto assegnato al gate” o simili,
• l’app della compagnia aerea offre un incentivo per cambiare il volo,
• il personale al gate di imbarco sta cercando volontari,
• poco prima della partenza, l’aeromobile è stato sostituito con uno più piccolo.

Nessuno di questi segnali, da solo, conferma l’overbooking.

La mancanza di un posto può anche essere legata alla normale assegnazione dei posti o ai controlli dei documenti.

Cosa succede se ti viene negato l’imbarco durante un volo in coincidenza?

Per i voli in coincidenza, è fondamentale che tutti i voli facciano parte di un’unica prenotazione.

Se la compagnia aerea prevede che perderai il volo in coincidenza a causa di un ritardo del primo volo e riassegna il tuo posto a qualcun altro in anticipo, ciò potrebbe costituire un negato imbarco. Ciò vale in particolare se alla fine arrivi al gate di partenza in tempo.

La situazione è diversa nel caso di due biglietti acquistati separatamente. Se, a causa di un ritardo del primo volo, arrivi in ritardo al check-in per il secondo volo, la seconda compagnia aerea di solito ti considererà un passeggero che non è arrivato in tempo.

Spieghiamo in dettaglio le differenze tra coincidenze garantite e non garantite nell’articolo «Coincidenze in aeroporto: quanto tempo occorre e gli errori più comuni».

Come richiedere il risarcimento

In primo luogo, contatta direttamente la compagnia aerea che ha effettivamente operato il volo. Potrebbe non trattarsi della compagnia presso la quale hai acquistato il biglietto o il cui codice era indicato sulla tua prenotazione.

Nella richiesta di risarcimento, indica:

• i nomi di tutti i passeggeri,
• il codice di prenotazione,
• il numero e la data del volo,
• l'aeroporto di partenza e la destinazione,
• l'indicazione che si è trattato di un negato imbarco involontario,
• l'importo del risarcimento richiesto,
• le coordinate bancarie, compreso l’IBAN,
• un elenco separato delle spese aggiuntive.

Si prega di allegare la conferma della prenotazione, la carta d’imbarco, la conferma della compagnia aerea, il nuovo biglietto aereo e tutte le ricevute.

Domande frequenti

Mi può essere negato l’imbarco anche se ho una carta d’imbarco e un posto a sedere?

Sì.

Un posto assegnato riduce l’incertezza, ma non garantisce il trasporto.

Se hai soddisfatto tutte le condizioni e non hai rinunciato volontariamente al tuo posto, hai diritto a determinati diritti in caso di negato imbarco.

E se la compagnia aerea sostenesse che non si è trattato di un caso di overbooking?

I tuoi diritti non si limitano esclusivamente al classico overbooking.

Il negato imbarco può verificarsi anche quando una compagnia aerea impiega un aeromobile di dimensioni inferiori e non riesce a trasportare alcuni dei passeggeri che hanno effettuato regolarmente il check-in.

Riceverò un risarcimento anche se vengo trasferito su un volo diverso?

Sì. Un volo alternativo non pregiudica il tuo diritto al risarcimento. Se arrivi a destinazione con un ritardo solo lieve, la compagnia aerea può ridurre il risarcimento della metà.

Le stesse regole si applicano all’overbooking alberghiero?

No. Anche gli hotel possono accettare più prenotazioni rispetto al numero di camere disponibili, ma non sono soggetti al Regolamento (CE) n. 261/2004, né sono tenuti a corrispondere un risarcimento fisso di 250 €, 400 € o 600 €.

Questo articolo tratta esclusivamente dell’overbooking nel settore del trasporto aereo.

Guide correlate

Un problema in aeroporto non è necessariamente causato da un volo in overbooking. Potrebbero esserti utili anche i seguenti articoli:

• Ritardi dei voli: a cosa hai diritto e come richiedere il risarcimento
• Cancellazione del volo: cosa fare e come richiedere il risarcimento
• Cosa fare se una compagnia aerea modifica il tuo volo
• Voli in coincidenza: coincidenze garantite e non garantite
• Informazioni pratiche su aeroporti, terminal e hotel